填寫原始記錄必備的要素有哪些
2019-04-11 15:12:27 676 admin
實(shí)驗(yàn)室原始記錄應(yīng)包括以下基本要素。實(shí)驗(yàn)室在編寫記錄模板時(shí)，可采取引導(dǎo)填空的方式，促使記錄使用者在每次檢測(cè)中都能準(zhǔn)確無誤地填寫這些基本要素。
一、任務(wù)信息
任務(wù)信息包括：編號(hào)、檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)(方法)、檢測(cè)項(xiàng)目/參數(shù);
1)編號(hào)：
原始記錄中應(yīng)注明每項(xiàng)檢測(cè)任務(wù)的編號(hào)，它是方便實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部管理的編號(hào)，應(yīng)具有唯一性。
例如：任務(wù)編號(hào)、記錄編號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、申請(qǐng)編號(hào)、報(bào)告編號(hào)等。
當(dāng)檢測(cè)任務(wù)需要出具報(bào)告時(shí)，如果原始記錄使用的任務(wù)編號(hào)與最終報(bào)告編號(hào)不一致時(shí)，記錄中應(yīng)補(bǔ)充體現(xiàn)報(bào)告編號(hào)，且報(bào)告編號(hào)應(yīng)與原始記錄編號(hào)有唯一性對(duì)應(yīng)關(guān)系。
2)檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)(方法)：
原始記錄中應(yīng)明確寫明檢測(cè)依據(jù)的來源，可以是現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、客戶指定的標(biāo)準(zhǔn)(非現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等)、客戶自定的測(cè)試方法等。
原始記錄中應(yīng)寫明檢測(cè)依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，明確寫明標(biāo)準(zhǔn)號(hào)和版本號(hào)。
當(dāng)客戶對(duì)檢測(cè)有特殊的與標(biāo)準(zhǔn)相偏離的要求時(shí)，應(yīng)在檢測(cè)依據(jù)欄或原始記錄相關(guān)位置進(jìn)行描述。
當(dāng)客戶的要求與標(biāo)準(zhǔn)偏離較多時(shí)，建議在記錄中注明“檢測(cè)方法見合同評(píng)審”。
3)檢測(cè)項(xiàng)目/參數(shù)：
如果檢測(cè)項(xiàng)目是檢測(cè)依據(jù)的全部?jī)?nèi)容時(shí)，檢測(cè)項(xiàng)目可不必全部列出，寫明“全部項(xiàng)目或全部參數(shù)”既可。
如果檢測(cè)項(xiàng)目是檢測(cè)依據(jù)的部分內(nèi)容時(shí)，應(yīng)在原始記錄中明確本次檢測(cè)涉及的項(xiàng)目條款號(hào)或名稱。
二、樣品信息
樣品信息包括：樣品名稱、型號(hào)規(guī)格、樣品數(shù)量、樣品編號(hào);適用時(shí)還可包括：樣品送檢單位、樣品初始狀態(tài)、樣品附屬件等;
1)樣品名稱：
能正確識(shí)別測(cè)試樣品的名稱，應(yīng)是客戶委托任務(wù)書指定的名稱，或是實(shí)驗(yàn)室檢查樣品后并同客戶溝通協(xié)調(diào)后的可正確描述樣品的名稱。
2)型號(hào)規(guī)格：
記錄中應(yīng)寫明樣品的型號(hào)，應(yīng)是實(shí)際檢測(cè)樣品的型號(hào)，該型號(hào)應(yīng)包含在客戶委托任務(wù)書的型號(hào)中。記錄中應(yīng)寫明與檢測(cè)項(xiàng)目相關(guān)的產(chǎn)品規(guī)格信息。
3)樣品數(shù)量、樣品編號(hào)：
樣品編號(hào)應(yīng)具有唯一性，目的是方便實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部樣品流轉(zhuǎn)和存儲(chǔ)管理。
樣品數(shù)量要與樣品編號(hào)相對(duì)應(yīng)。
4)樣品送檢單位(委托人)：
樣品送檢單位可以是個(gè)人或單位。
5)樣品初始狀態(tài)：
當(dāng)樣品的初始狀態(tài)可能會(huì)影響后續(xù)的檢測(cè)或判定，并在試驗(yàn)開始前對(duì)樣品的初始狀態(tài)進(jìn)行調(diào)整的，應(yīng)在原始記錄中記錄樣品的初始狀態(tài)，以及對(duì)樣品做出的調(diào)整。
6)樣品附屬件：
當(dāng)實(shí)驗(yàn)室使用客戶提供的維持樣品工作的支持設(shè)備或附件等附屬件進(jìn)行電氣測(cè)試時(shí)，應(yīng)對(duì)這些設(shè)備或附件進(jìn)行確認(rèn)以保證其電氣參數(shù)不會(huì)對(duì)樣品的檢測(cè)結(jié)果準(zhǔn)確性造成影響。如果會(huì)造成影響，應(yīng)將這些設(shè)備或附件的重要信息(例如名稱、型號(hào)、編等)列入記錄中。
三、環(huán)境信息
包括：測(cè)試時(shí)的環(huán)境溫度和濕度、其他環(huán)境信息;
1)測(cè)試時(shí)的環(huán)境溫度和濕度：
環(huán)境溫濕度對(duì)檢測(cè)項(xiàng)目有影響時(shí)，應(yīng)記錄測(cè)試時(shí)的環(huán)境溫度和濕度，該數(shù)值應(yīng)是真實(shí)和有效的。當(dāng)環(huán)境溫度和濕度與檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)(方法)中的規(guī)定環(huán)境溫度和濕度不吻合時(shí)應(yīng)停止測(cè)試，直至達(dá)到檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)(方法)中規(guī)定的環(huán)境溫度和濕度。
記錄測(cè)試時(shí)的環(huán)境信息，也關(guān)系到原始記錄的可追溯性。如果日后檢測(cè)報(bào)告/數(shù)據(jù)需要復(fù)查，應(yīng)在相同的環(huán)境條件下開展復(fù)查檢測(cè)。
2)其他環(huán)境信息：
如果其他環(huán)境條件(如，大氣壓、海拔條件、氣體含量、氣流等)對(duì)檢測(cè)項(xiàng)目有影響時(shí)，記錄中應(yīng)寫明這些環(huán)境條件。
四、相關(guān)人員信息
包括：測(cè)試人員、審核人員的簽章，以及適用時(shí)其他相關(guān)人員的簽章
測(cè)試人員和審核人員的簽名要確保經(jīng)本人確認(rèn)，由本人負(fù)責(zé)，簽章的形式可以是手寫簽名、印章(本人姓名)或電子簽名(電子化記錄)。
其他相關(guān)人員如解釋和說明人員等。
五、檢測(cè)日期
檢測(cè)日期可以是某一天、某一個(gè)測(cè)量周期、一天內(nèi)的某一段時(shí)間。應(yīng)根據(jù)檢測(cè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，定義檢測(cè)日期的表達(dá)形式。應(yīng)防止在檢測(cè)日期上刻意模糊時(shí)間段的方式。
應(yīng)真實(shí)記錄測(cè)試時(shí)的日期。針對(duì)不同檢測(cè)項(xiàng)目在不同日期進(jìn)行的情況，應(yīng)分別記錄測(cè)試日期。
六、數(shù)據(jù)記錄表格
數(shù)據(jù)記錄(表格)的位置可以是下劃線、空格、方框或表格等形式。
數(shù)據(jù)記錄(表格)應(yīng)出現(xiàn)在原始記錄的適當(dāng)位置，并與檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)(方法)描述文字相協(xié)調(diào)。
數(shù)據(jù)記錄(表格)的大小尺寸應(yīng)充分考慮本項(xiàng)檢測(cè)數(shù)據(jù)的特性和各種可能的數(shù)據(jù)格式。
對(duì)多個(gè)樣品的測(cè)試，數(shù)據(jù)記錄(表格)的設(shè)計(jì)應(yīng)能體現(xiàn)測(cè)試數(shù)據(jù)與每個(gè)樣品的關(guān)系。
七、數(shù)據(jù)判定或結(jié)果描述
數(shù)據(jù)判定的方式可以是“√”、“X”、 “P”、“F”、“Pass”、“Fail”、“/”、“N/A”、“—”、“合格”、“不合格”、“不適用”等清晰無歧義的描述，并且應(yīng)在記錄的顯著位置描述本記錄中對(duì)數(shù)據(jù)判定方式的約定。
結(jié)果描述應(yīng)按照與客戶約定的方式進(jìn)行客觀全面的描述。
八、測(cè)量?jī)x器信息
包括：測(cè)量?jī)x器的名稱、型號(hào)、廠家(適用時(shí))、受控編號(hào)和校準(zhǔn)周期(或校準(zhǔn)有效期截止日期)。
九、場(chǎng)地信息
場(chǎng)地信息是實(shí)施檢測(cè)項(xiàng)目的場(chǎng)地位置的描述。
全部檢測(cè)項(xiàng)目在實(shí)驗(yàn)室自有場(chǎng)地進(jìn)行時(shí)，可簡(jiǎn)單描述為“本實(shí)驗(yàn)室”，如實(shí)驗(yàn)室有多場(chǎng)所，也應(yīng)明確具體的測(cè)試場(chǎng)所信息。
全部或部分檢測(cè)項(xiàng)目在分包實(shí)驗(yàn)室場(chǎng)地或委托方實(shí)驗(yàn)室場(chǎng)地進(jìn)行時(shí)，應(yīng)原始記錄適當(dāng)位置，例如在檢測(cè)項(xiàng)目旁注明該場(chǎng)地的名稱。
十、檢測(cè)方法描述
當(dāng)無明確的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)和試驗(yàn)方法時(shí)，原始記錄中應(yīng)有詳細(xì)的、操作性強(qiáng)的測(cè)試方法描述。
其他情況下，建議原始記錄中增加檢測(cè)方法描述，以指導(dǎo)試驗(yàn)的實(shí)施，增強(qiáng)原始記錄的易用性。
檢測(cè)方法描述可以是對(duì)檢測(cè)項(xiàng)目的通俗理解或工作經(jīng)驗(yàn)。
